合同管理（Contract Management），企業(yè)的經(jīng)濟(jì)往來，主要是通過合同形式進(jìn)行的。一個(gè)企業(yè)的經(jīng)營成敗和合同及合同管理有密切關(guān)系。

概述

合同管理全過程就是由洽談、草擬、簽訂、生效開始，直至合同失效為止。不僅要重視簽訂前的管理，更要重視簽訂后的管理。系統(tǒng)性就是凡涉及合同條款內(nèi)容的各部門都要一起來管理。動(dòng)態(tài)性就是注重履約全過程的情況變化，特別要掌握對自己不利的變化，及時(shí)對合同進(jìn)行修改、變更、補(bǔ)充或中止和終止。

在項(xiàng)目管理中，合同管理是一個(gè)較新的管理職能。在國外，從二十世紀(jì)七十年代初開始，隨著工程項(xiàng)目管理理論研究和實(shí)際經(jīng)驗(yàn)的積累，人們越來越重視對合同管理的研究。在發(fā)達(dá)國家，八十年代前人們較多地從法律方面研究合同；在八十年代，人們較多地研究合同事務(wù)管理（Contract Administration）；從八十年代中期以后，人們開始更多地從項(xiàng)目管理的角度研究合同管理問題。近十幾年來，合同管理已成為工程項(xiàng)目管理的一個(gè)重要的分支領(lǐng)域和研究的熱點(diǎn)。它將項(xiàng)目管理的理論研究和實(shí)際應(yīng)用推向新階段。

供應(yīng)商分類

供應(yīng)商 - supplier很多，但不一定每一個(gè)都應(yīng)簽訂合同。因?yàn)楹灪贤M(fèi)時(shí)費(fèi)力，要考慮投入產(chǎn)出比。所以公司一般與公司作用重要的供應(yīng)商簽訂合同。這種供應(yīng)商在美國講就是Under Contract，意即有合同主導(dǎo)雙方關(guān)系，是衡量供應(yīng)管理工作的一個(gè)重要指標(biāo)。這類供應(yīng)商要么采購金額大，要么有關(guān)鍵技術(shù)，要么競爭對手少。從采購金額上講，帕累托原則是一個(gè)很好的尺度：20%的供應(yīng)商往往占掉80%左右的采購額，那么這20%的供應(yīng)商就是簽合同的對象。

根據(jù)對公司的重要性，供應(yīng)商可分類為戰(zhàn)略供應(yīng)商（Strategic Supplier）、優(yōu)先供應(yīng)商（Preferred Supplier）、待定供應(yīng)商（Provisional Suppliers）、消極淘汰供應(yīng)商（Passive Exit Supplier）、積極淘汰供應(yīng)商（Active Exit Supplier）和身份不明供應(yīng)商（Undetermined Supplier）。這些定義要在專文中說明。戰(zhàn)略供應(yīng)商和優(yōu)先供應(yīng)商是簽訂合同的重點(diǎn)對象。

起草

公司大了，管理供應(yīng)商的人多，一定要有標(biāo)準(zhǔn)的合同文本。但供應(yīng)商那么多，情況各異，所以標(biāo)準(zhǔn)文本不能定得太死，要有個(gè)浮動(dòng)范圍?？捎蓪Ｈ耸占郧昂贤勁兄械睦?，以及主要負(fù)責(zé)人、律師的意見，規(guī)定哪些條款變動(dòng)可以接受，哪些可以談判，哪些則絕對不能變動(dòng)。在標(biāo)準(zhǔn)文本的基礎(chǔ)上，供應(yīng)商管理經(jīng)理可加入與特定供應(yīng)商有關(guān)的內(nèi)容，這樣就產(chǎn)生合同的初版。要注意的是，做為采購方，應(yīng)盡量用本公司的合同文本。有些供應(yīng)商會(huì)推薦自己的“標(biāo)準(zhǔn)文本”。用本公司的文本，起點(diǎn)就高，就順著自己公司的思路。

談判

合同談判其實(shí)是兩部分：對內(nèi)征得內(nèi)部意見一致，對外說服供應(yīng)商。這兩部分交替進(jìn)行，很容易曠日持久。

幾個(gè)做法可幫助合同談判順利進(jìn)行：

（1）單頁戰(zhàn)略總結(jié)（Single Page Strategy）來幫助內(nèi)部人員達(dá)成共識(shí)。合同很大，但真正要想達(dá)到的目標(biāo)就那么幾個(gè)。絕大多數(shù)內(nèi)部人員所關(guān)心的也就是那幾個(gè)目標(biāo)。這些人很忙，不會(huì)有時(shí)間去讀整個(gè)合同。所以可把合同的關(guān)鍵點(diǎn)總結(jié)在一頁紙上，同時(shí)附上供應(yīng)商的基本信息（例如規(guī)模、采購額、采購產(chǎn)品、與本公司的產(chǎn)品的關(guān)系、現(xiàn)有合同狀況、當(dāng)前最大的問題等），有助于盡快達(dá)成內(nèi)部共識(shí)。這個(gè)總結(jié)主要用于通過合同初稿。

（2）談判總結(jié)（Negotiation Summary）。談判過程往返很多，變化頻頻?？删S持一個(gè)文件，分欄、逐點(diǎn)說明立場、供應(yīng)商立場、雙方是否達(dá)成共識(shí)等，并標(biāo)明時(shí)間。這份文件有助于和上級(jí)主管層的溝通。因?yàn)樗麄冃枰栏敿?xì)的內(nèi)容，以供拍板決策；也可約束供應(yīng)商，防止他們對已達(dá)成共識(shí)的內(nèi)容反悔。

（3）升級(jí)渠道（Escalation Channel/Process）。這是為防止內(nèi)部決策者不及時(shí)做出決策或提出反饋意見。有些合同可能牽扯到產(chǎn)品設(shè)計(jì)、銷售、客戶服務(wù)、供應(yīng)管理、律師等多個(gè)部門。每一個(gè)部門的頭都得點(diǎn)頭。而這些人都是忙人，不一定會(huì)及時(shí)審閱。升級(jí)渠道可詳細(xì)規(guī)定各級(jí)主管在多少時(shí)間內(nèi)應(yīng)作出決策，不然的話應(yīng)升級(jí)到上一級(jí)。這樣，期望明確，內(nèi)部客戶就會(huì)更配合。

執(zhí)行

簽了合同，并不意味著合同就自動(dòng)生效、執(zhí)行。原因往往并不是供應(yīng)商拒絕執(zhí)行，而是采購方忽略有些條款。例如Volume Rebate，一般是根據(jù)對供應(yīng)商的每年采購額來提成，有時(shí)候采購量超過下限但采購方?jīng)]有去收。年復(fù)一年的降價(jià)也是如此。有時(shí)候到了降價(jià)時(shí)間但采購方的訂單上還是老價(jià)錢。這主要原因是采購方缺乏自動(dòng)的合同管理系統(tǒng)，所以錯(cuò)過一些大的合同里程碑。再就是雙方的理解不一樣。

對內(nèi)部來說，確保內(nèi)部客戶使用合同供應(yīng)商也是合同執(zhí)行的重要一環(huán)。情況往往是，你簽訂了合同，工程設(shè)計(jì)部門卻在用沒簽訂合同的供應(yīng)商，辦公室耗材部仍在隨便從別的供應(yīng)商采購。缺乏自動(dòng)的合同管理系統(tǒng)是一個(gè)原因，因?yàn)閮?nèi)部客戶不一定知道哪些供應(yīng)商是合同供應(yīng)商。合同供應(yīng)商的績效表現(xiàn)是另一個(gè)原因：表現(xiàn)不理想，內(nèi)部客戶不愿意用。這些都得供應(yīng)管理部門去解決。

程序

對合同管理作出規(guī)定，企業(yè)建立規(guī)范的合同管理程度，方便企業(yè)員工查詢資料、或者簽訂合同。對于提高企業(yè)的各部門的工作效率也起到重要作用，具體如下所述：

（一）項(xiàng)目的審批

1、項(xiàng)目承辦部門按照上級(jí)或廠部確定的項(xiàng)目，提出擬采購的物資項(xiàng)目 - 包括物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、技術(shù)參數(shù)、主要設(shè)備的內(nèi)部配置或擬實(shí)施的工程項(xiàng)目 - 包括工程概括、技術(shù)方案與要求，安全方案、施工工期、施工機(jī)械與設(shè)備等以及擬邀請談判的供應(yīng)商、承包商名單。

2、主管廠領(lǐng)導(dǎo)審批。

3、紀(jì)監(jiān)、審計(jì)部門對合同項(xiàng)目申請的真實(shí)性、擬邀請對方當(dāng)事人名單進(jìn)行監(jiān)督。

（二）資質(zhì)審查

1、項(xiàng)目承辦人負(fù)責(zé)調(diào)查、了解對方當(dāng)事人主體資格、資信和履約能力等情況。

2、項(xiàng)目承辦人在邀請對方當(dāng)事人參加合同談判時(shí)，應(yīng)同時(shí)通知對方帶齊各種符合規(guī)定要求的資質(zhì)審查材料。

3、法律事務(wù)室對對方當(dāng)事人符合規(guī)定要求的資質(zhì)審查材料進(jìn)行合同資格審查并出具意見。

4、紀(jì)監(jiān)、審計(jì)部門對對方當(dāng)事人主體資格、資信和履約能力等情況的真實(shí)性、合法性進(jìn)行監(jiān)督。

（三）準(zhǔn)備會(huì)議

1、合同談判前應(yīng)召開準(zhǔn)備會(huì)議，確定談判方案及主談人員，統(tǒng)一談判意見。

2、準(zhǔn)備會(huì)議由承辦部門召集、主持，其他參與談判的人員參加。

3、項(xiàng)目承辦人負(fù)責(zé)整理會(huì)議紀(jì)要，并經(jīng)全體參會(huì)人確認(rèn)。

4、項(xiàng)目承辦人負(fù)責(zé)起草合同草案，法律事務(wù)室可以予以協(xié)助。

5、紀(jì)監(jiān)、審計(jì)部門應(yīng)當(dāng)宣布談判紀(jì)律，對保守廠商業(yè)秘密情況進(jìn)行監(jiān)督和檢查。

（四）合同談判與審查會(huì)簽

1、項(xiàng)目承辦部門負(fù)責(zé)組織各合同管理、監(jiān)督部門及其他相關(guān)技術(shù)部門的人員參與談判。

2、項(xiàng)目承辦人對談判中臨時(shí)遇到的重大問題應(yīng)及時(shí)進(jìn)行協(xié)調(diào)，并向本部門負(fù)責(zé)人匯報(bào)，必要時(shí)向廠部有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)請示。

3、項(xiàng)目承辦人負(fù)責(zé)合同文本審查會(huì)簽的流轉(zhuǎn)。

4、紀(jì)監(jiān)、審計(jì)部門對談判過程及談判程序的規(guī)范性進(jìn)行監(jiān)督。

（五）合同簽訂、蓋章與歸檔

1、項(xiàng)目承辦人將審查會(huì)簽后的合同送法定代表人或授權(quán)代理人簽署。

2、合同專用章管理人員對簽署合同用印的程序核對無誤后，加蓋合同專用章，至此合同正式訂立。

3、合同簽訂后，項(xiàng)目承辦人應(yīng)當(dāng)及時(shí)將完整的合同擋案移交法律事務(wù)室歸檔。

4、紀(jì)監(jiān)、審計(jì)部門對合同及簽訂合同過程的合法性進(jìn)行監(jiān)督。

（六）項(xiàng)目實(shí)施及結(jié)算

1、項(xiàng)目竣工后，由承辦部門組織有關(guān)部門驗(yàn)收并出具竣工驗(yàn)收單。

2、對方當(dāng)事人據(jù)此可領(lǐng)取《合同結(jié)算表》，進(jìn)行結(jié)算。

3、財(cái)務(wù)科依據(jù)結(jié)算表，辦理付款事宜。

4、合同履行完畢或權(quán)利義務(wù)終止后，項(xiàng)目承辦人應(yīng)及時(shí)通知法律事務(wù)室，法律事務(wù)室應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門移交合同擋案。

5、紀(jì)監(jiān)、審計(jì)部門對合同的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督和檢查。

管理辦法

第一章總則

第一條為了實(shí)現(xiàn)依法治理企業(yè)，促進(jìn)公司對外經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的開展，規(guī)范對外經(jīng)濟(jì)行為，提高經(jīng)濟(jì)效益，防止不必要的經(jīng)濟(jì)損失，根據(jù)國家有關(guān)法律歸定，特制定本管理辦法。

第二條凡以公司名義對外發(fā)生經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的，應(yīng)當(dāng)簽訂經(jīng)濟(jì)合同。

第三條訂立經(jīng)濟(jì)合同，必須遵守國家的法律法規(guī)，貫徹平等互利、協(xié)商一致、等價(jià)有償?shù)脑瓌t。

第四條本辦法所包括的合同有設(shè)計(jì)、銷售、采購、借款、維修、保險(xiǎn)等方面的合同，不包括勞動(dòng)合同。

第五條除即時(shí)清結(jié)者外，合同均應(yīng)采用書面形式，有關(guān)修改合同的文書、圖表、傳真件等均為合同的組成部分。

第六條國家規(guī)定采用標(biāo)準(zhǔn)合同文本的則必須采用標(biāo)準(zhǔn)文本。

第七條公司由法律顧問根據(jù)總經(jīng)理的授權(quán)，全面負(fù)責(zé)合同管理工作，指導(dǎo)、監(jiān)督有關(guān)部門的合同訂立、履行等工作。

第二章合同的訂立

第八條與外界達(dá)成經(jīng)濟(jì)往來意向，經(jīng)協(xié)商一致，應(yīng)訂立經(jīng)濟(jì)合同。

第九條訂立合同前，必須了解、掌握對方的經(jīng)營資格、資信等情況，無經(jīng)營資格或資信的單位不得與之訂立經(jīng)濟(jì)合同。

第十條除公司法定代表人外，其他任何人必須取得法定代表人的書面授權(quán)委托方能對外訂立書面經(jīng)濟(jì)合同。

第十一條對外訂立經(jīng)濟(jì)合同的授權(quán)委托分固定期限委托和業(yè)務(wù)委托兩種授權(quán)方式，法定代表人特別指定的重要人員采用固定期限委托的授權(quán)方式，其他一般人員均采用業(yè)務(wù)委托的授權(quán)方式。

第十二條授權(quán)委托事宜由公司法律顧問專門管理，需授權(quán)人員在辦理登記手續(xù)，領(lǐng)取、填寫授權(quán)委托書，經(jīng)公司法定代表人簽字并加蓋公章后授權(quán)生效。

第十三條符合以下情況之一的，應(yīng)當(dāng)以書面形式訂立經(jīng)濟(jì)合同：

1、單筆業(yè)務(wù)金額達(dá)一萬元的；

2、有保證、抵押或定金等擔(dān)保的；

3、先予以履行合同的；

4、有封樣要求的；

5、合同對方為外地單位的；

第十四條經(jīng)濟(jì)合同必須具備標(biāo)的（指貨物、勞務(wù)、工程項(xiàng)目等），數(shù)量和質(zhì)量，價(jià)款或者酬金，履行的期限、地點(diǎn)、和方式，違約責(zé)任等主要條款方可加蓋公章或合同章。經(jīng)濟(jì)合同可訂立定金、抵押等擔(dān)保條款。

第十五條對于合同標(biāo)的沒有國家通行標(biāo)準(zhǔn)又難以用書面確切描述的，應(yīng)當(dāng)封存樣品，有合同雙方共同封存，加蓋公章或合同章，分別保管。

第十六條合同標(biāo)的額不滿一萬元，按本辦法第十三條規(guī)定應(yīng)當(dāng)訂立而不能訂立書面合同的，必須事先填寫非書面合同代用單，注明本辦法所規(guī)定的合同主要條款，注明不能訂立書面合同的理由，并經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)同意，否則該業(yè)務(wù)不能成立。第十七條每一合同文本上或留地合同文本上必須注明合同對方的單位名稱、地址、聯(lián)系人、電話、銀行賬號(hào)，如不能一一注明，須經(jīng)公司總經(jīng)在所留的合同上簽字同意。

第十八條合同文本擬定完畢，憑合同流轉(zhuǎn)單據(jù)按規(guī)定的流程經(jīng)各業(yè)務(wù)部門、法律顧問、財(cái)務(wù)部門等職能部門負(fù)責(zé)人和公司總經(jīng)理審核通過后加蓋公章或合同專用章方能生效。

第十九條公司經(jīng)理對合同的訂立具有最終決定權(quán)。

第二十條流程中各審核意見簽署于合同流轉(zhuǎn)單據(jù)及一份合同正本上，合同流轉(zhuǎn)單據(jù)作為合同審核過程中的記錄和憑證由印章保管人在合同蓋章后留存并及時(shí)歸檔。

第二十一條對外訂立的經(jīng)濟(jì)合同，嚴(yán)禁在空白文本上蓋章并且原則上先由對方簽字蓋章后才予以簽字蓋章，嚴(yán)禁簽字后以傳真、信函的形式交對方簽字蓋章；如有例外需要，須總經(jīng)理特批。

第二十二條單份合同文本達(dá)二頁以上的須加蓋騎縫章。

第二十三條合同蓋章生效后，應(yīng)交由合同管理員按公司確定的規(guī)范對合同進(jìn)行編號(hào)并登記。

第二十四條合同文本原則上應(yīng)持單份，至少應(yīng)持二份，合同文本及復(fù)印件由財(cái)務(wù)部、辦公室、法律顧問、具體業(yè)務(wù)部門等各部門分存，其中元件由財(cái)務(wù)部門和辦公室留存。

第二十五條非書面合同代用單也視作書面合同，統(tǒng)一予以編號(hào)。

第三章合同的履行

第二十六條合同依法訂立后，即具有法律效力，應(yīng)當(dāng)實(shí)際、全面地履行，

第二十七條業(yè)務(wù)部門和財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同編號(hào)各立合同臺(tái)帳，每一合同設(shè)一臺(tái)帳，分別按業(yè)務(wù)進(jìn)展情況和收付款情況一事一記。

第二十八條有關(guān)部門在合同履行中遇履約困難或違約等情況應(yīng)及時(shí)向公司總經(jīng)理匯報(bào)并通知法律顧問。

第二十九條財(cái)務(wù)部門依據(jù)合同履行收付款工作，對具有下列情形的業(yè)務(wù)，應(yīng)當(dāng)拒絕付款：

1、應(yīng)當(dāng)訂立書面合同而未訂立書面合同，且未采用非書面合同代用單的；

2、收款單位與合同對方當(dāng)事人名稱不一致的。

第三十條付款單位與合同對方當(dāng)事人名稱不一致的，財(cái)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)督促付款單位出具代付款證明。

第三十一條在合同履行過程中，合同對方所開具的發(fā)票必須先由具體經(jīng)辦人員審核簽字認(rèn)可，經(jīng)總經(jīng)理簽字同意后，再轉(zhuǎn)財(cái)務(wù)審核付款。

第三十二條合同履行過程中有關(guān)人員應(yīng)妥善管理合同資料，對工程合同的有關(guān)技術(shù)資料、圖表等重要原始資料應(yīng)建立出借、領(lǐng)用制度，以保證合同的完整性。

第四章合同的變更和解除

第三十三條變更或解除合同必須依照合同的訂立流程經(jīng)業(yè)務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門、法律顧問等相關(guān)職能部門負(fù)責(zé)人和公司總經(jīng)理審核通過方可。

第三十四條變更或解除和同地通知或雙方的協(xié)議應(yīng)當(dāng)采用書面形式，并按規(guī)定經(jīng)審核后加蓋公章或合同專用章。

第三十五條有關(guān)部門收到對方要求變更或解除合同的通知必須在三天內(nèi)向公司總經(jīng)理匯報(bào)并通知法律顧問。

第三十六條變更或解除合同的通知和回復(fù)應(yīng)符合公文收發(fā)的要求，掛號(hào)寄發(fā)或由對方簽收，掛號(hào)或簽收憑證作為合同組成部分交由辦公室保管。

第三十七條變更或解除合同的文本作為原合同的組成部分或更新部分與原合同有同樣法律效力，納入本辦法規(guī)定的管理范圍。

第三十八條合同變更后，合同編號(hào)不予改變。

第五章其他

第三十九條合同作為公司對外經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的重要法律依據(jù)和憑證，有關(guān)人員應(yīng)保守合同秘密。

第四十條業(yè)務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)所立合同臺(tái)帳，按公司的要求，定期或不定期匯總各自的工作范圍內(nèi)的合同訂立或履行情況，由法律顧問據(jù)此統(tǒng)計(jì)合同訂立和履行的情況，并向總經(jīng)理匯報(bào)。

第四十一條各有關(guān)人員應(yīng)定期將履行完畢或不再履行的合同有關(guān)資料（包括與有關(guān)的文書、圖表、傳真件以及合同流轉(zhuǎn)單等）按合同編號(hào)整理，由法律顧問確認(rèn)后交檔案管理人員存檔，不得隨意處置、銷毀、遺失。

第四十二條公司定期對合同管理工作進(jìn)行考核，并逐步將合同簽約率、合同文本質(zhì)量、合同履行情況、合同臺(tái)帳記錄等納入公司對員工和部門的工作成績考核范圍。

第六章責(zé)任

第四十三條凡因未按規(guī)定處理合同事宜、未及時(shí)匯報(bào)情況和遺失合同有關(guān)資料而給公司造成損失的，追究其經(jīng)濟(jì)和行政責(zé)任。

第四十四條因故意或重大過失而給公司造成重大損失的，移送有關(guān)國家機(jī)關(guān)追究其法律責(zé)任。

第七章附則

第四十五條本辦法適用于偉凡公司本部和各部門。

第四十六條本辦法解釋權(quán)歸公司總經(jīng)理。

第四十七條本辦法自下發(fā)之日起生效實(shí)施。