辦公設(shè)備 - 與辦公室相關(guān)的設(shè)備
辦公設(shè)備，英文Office Equipments，泛指與辦公室相關(guān)的設(shè)備。辦公設(shè)備有廣義概念和狹義概念的區(qū)分。狹義概念指多用于辦公室處理文件的設(shè)備。例如，人們熟悉的傳真機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、投影儀、碎紙機(jī)、掃描儀等，還有臺(tái)式計(jì)算機(jī)、筆記本、考勤機(jī)、裝訂機(jī)等。廣義概念則泛指所有可以用于辦公室工作的設(shè)備和器具，這些設(shè)備和器具在其他領(lǐng)域也被廣泛應(yīng)用。包括電話(huà)、程控交換機(jī)、小型服務(wù)器、計(jì)算器等。辦公設(shè)備與辦公耗材不同，可以說(shuō)，買(mǎi)辦公設(shè)備是購(gòu)房，買(mǎi)辦公耗材是裝修。
功能用途
大致可分為：文件輸入及處理設(shè)備、文件輸出設(shè)備、文件傳輸設(shè)備、文件整理設(shè)備等。每一類(lèi)設(shè)備又都包括多種產(chǎn)品，以下列舉的只是其中的主要設(shè)備或常用設(shè)備。
1.文件輸入及處理設(shè)備：計(jì)算機(jī)、文件處理機(jī)、打字機(jī)、掃描儀等。
2.文件輸出設(shè)備：可分為文件復(fù)制設(shè)備和文件打印設(shè)備，以及文件傳送設(shè)備。
3.文件復(fù)制設(shè)備包括：制版印刷一體化速印機(jī)和油印機(jī)、小膠印機(jī)、重氮復(fù)印機(jī)（曬圖機(jī)）、靜電復(fù)印機(jī)、數(shù)字式多功能一體機(jī)、數(shù)字印刷機(jī)、輕印刷機(jī)、噴墨復(fù)印機(jī)等。
4.文件打印設(shè)備包括：激光打印機(jī)、噴墨打印機(jī)、針式打印機(jī)和繪圖機(jī)等。
5.文件傳輸設(shè)備：傳真機(jī)、計(jì)算機(jī)、電傳機(jī)等。
6.文件儲(chǔ)存設(shè)備：縮微設(shè)備、硬盤(pán)、云盤(pán)等。
7.文件整理設(shè)備：分頁(yè)機(jī)、裁切機(jī)、裝訂機(jī)、打孔機(jī)、折頁(yè)機(jī)、封裝機(jī)等。
8.網(wǎng)絡(luò)設(shè)備：網(wǎng)絡(luò)適配器、路由器、交換機(jī)、調(diào)制解調(diào)器等。
9.溝通設(shè)備：座機(jī)電話(huà)、網(wǎng)絡(luò)電視會(huì)議軟件、電話(huà)會(huì)議等。
隨著技術(shù)進(jìn)步和由于辦公室工作細(xì)化而對(duì)產(chǎn)品不斷提出新的要求，各類(lèi)新型辦公設(shè)備產(chǎn)品層出不窮，更新?lián)Q代速度也越來(lái)越快。但是，大多數(shù)辦公設(shè)備屬于以機(jī)電為基礎(chǔ)的耐用設(shè)備，所以在各類(lèi)辦公室中多種類(lèi)型、多代設(shè)備同時(shí)服務(wù)于辦公的現(xiàn)象比較常見(jiàn)。
使用對(duì)象
可分為普通辦公設(shè)備和專(zhuān)業(yè)辦公設(shè)備。例如，幾乎在所有辦公室都能見(jiàn)到的傳真機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等就是普通辦公設(shè)備。而郵局、銀行、金融、財(cái)務(wù)、鐵路、航空、建筑工程等機(jī)構(gòu)和部門(mén)使用的有特殊構(gòu)造和要求的設(shè)備被稱(chēng)為專(zhuān)業(yè)辦公設(shè)備。例如，各種非標(biāo)準(zhǔn)尺寸（紙張幅面）的票據(jù)打印機(jī)、POS機(jī)（可傳輸信息和打印票據(jù)）、貨幣清分機(jī)、AMT及打印機(jī)等。
分類(lèi)
根據(jù)國(guó)家統(tǒng)計(jì)局起草的國(guó)家質(zhì)量監(jiān)督檢疫檢驗(yàn)總局批準(zhǔn)發(fā)布的GB/T4754-2002《國(guó)民經(jīng)濟(jì)行業(yè)分類(lèi)》的規(guī)定，文化、辦公用機(jī)械制造包括六大項(xiàng)：4151電影機(jī)械、4152幻燈及投影設(shè)備、4153照相機(jī)及器材、4154復(fù)印和膠印、4155計(jì)算器及貨幣專(zhuān)用設(shè)備、4159其他文化、辦公設(shè)備。其中4154、4155、4159中包括了上述狹義概念中的大多數(shù)產(chǎn)品。
特征
彩色化
越來(lái)越多的辦公文件是以圖文混排的方式進(jìn)行排版的，且人們的視覺(jué)越來(lái)越挑剔，黑白的文件已無(wú)法滿(mǎn)足辦公需要。所以，彩色噴墨打印機(jī)、彩色激光打印機(jī)、彩色熱升華打印機(jī)、彩色數(shù)碼復(fù)印機(jī)在未來(lái)的二三年后必定會(huì)成為辦公文印市場(chǎng)的主角。
多功能
如果一臺(tái)辦公設(shè)備只具有某一種功能，只有一種情況，那就是使用者對(duì)這個(gè)功能的需求相當(dāng)大，對(duì)其它的功能可以忽略，但人們都一臺(tái)機(jī)器具有多種功能，已經(jīng)是購(gòu)買(mǎi)一臺(tái)機(jī)器的最少要求，同時(shí)可以網(wǎng)絡(luò)打印、復(fù)印、傳真、電郵、掃描的機(jī)器越來(lái)越受顧客的喜愛(ài)。
高速化
人們將會(huì)越來(lái)越珍惜時(shí)間，如果有大批量的印務(wù)，肯定會(huì)購(gòu)買(mǎi)高速機(jī)器。并且要求首張復(fù)印或打印的速度在5秒之內(nèi)，因?yàn)轭櫩蜎](méi)有太多耐心。
網(wǎng)絡(luò)化
人們?cè)絹?lái)越相信網(wǎng)絡(luò)，越來(lái)越依賴(lài)網(wǎng)絡(luò)，如果一臺(tái)辦公設(shè)備不可以進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)傳輸，它的命運(yùn)只能是被淘汰。
使用維護(hù)
辦公設(shè)備提倡主動(dòng)維修，使機(jī)器的停機(jī)時(shí)間處于最小，從而獲得最佳使用效率和價(jià)值。
復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、傳真機(jī)、證卡機(jī)等等……是集光學(xué)、機(jī)械、電子技術(shù)為一體的精密辦公設(shè)備，通過(guò)使用顆小的靜電墨粉，利用靜電原理，在感光材料上形成靜電潛像，使微小的墨粉附在感光材料上，再將其轉(zhuǎn)印到紙上從而得到需要副本。這個(gè)工序是利用靜電的特性進(jìn)行的。因此，在機(jī)器內(nèi)部的傳動(dòng)部件、光學(xué)部件以及高壓部件上容易附著紙屑、漂浮的墨粉等，但這些的存在只會(huì)影響復(fù)印的質(zhì)量。若放任不管，會(huì)增加機(jī)器的驅(qū)動(dòng)負(fù)荷，妨礙熱量的排除，說(shuō)不定也可能是造成機(jī)器故障的原因。
定期的維護(hù)保養(yǎng)，可以清除機(jī)器內(nèi)部的污垢，在必要的部件上加注潤(rùn)滑油，清潔光學(xué)部件，改善復(fù)印品質(zhì)量，將可能發(fā)生的故障消滅在萌芽狀態(tài)，減少停機(jī)時(shí)間。
然而，辦公設(shè)備具有專(zhuān)業(yè)性和技術(shù)性，對(duì)維修技術(shù)要求很高，根據(jù)仁通科技的研究數(shù)據(jù)，84%以上的辦公設(shè)備損壞是由于操作和使用不當(dāng)造成的，因此，一個(gè)企業(yè)要對(duì)辦公行政人員做專(zhuān)門(mén)的辦公設(shè)備維修和維護(hù)培訓(xùn)，或者采用辦公設(shè)備外包的方式來(lái)解決。
節(jié)能理念
自從“低碳辦公”這個(gè)概念被提出，在打印領(lǐng)域里，打印機(jī)廠商不斷推出新技術(shù)，在“節(jié)能”字眼上做文章，如省墨技術(shù)、雙面打?。ㄊ〖垼?、能耗的節(jié)省等等。對(duì)于辦公設(shè)備能耗的節(jié)省，一臺(tái)打印機(jī)一年用多少電呢？一臺(tái)數(shù)碼復(fù)合機(jī)一年的電費(fèi)大約為1000元。
在打印辦公設(shè)備中，噴墨打印機(jī)是耗電量最小的，一般工作時(shí)功耗僅為15~20W，待機(jī)約為0.8W。相比之下，激光產(chǎn)品就屬于耗電大戶(hù)，普通的激光打印機(jī)工作時(shí)功耗在300~500W之間，待機(jī)約為3~5W，這樣的功耗大概噴墨產(chǎn)品的幾十倍左右。不過(guò)，在所有的辦公外設(shè)產(chǎn)品中，激光打印機(jī)還不算用電大戶(hù)，數(shù)碼復(fù)合機(jī)才是“老大”，理由是它集成了A3幅面的打印、復(fù)印、掃描單元，工作中的瞬時(shí)功率可達(dá)到1000W以上，普通數(shù)碼復(fù)合機(jī)功耗在1300~1600W。此外，具備傳真收發(fā)功能的產(chǎn)品需要長(zhǎng)時(shí)間開(kāi)機(jī)，電力消耗很高。
以一天工作2~3小時(shí)，待機(jī)6~8小時(shí)，關(guān)機(jī)13~16小時(shí)（72.7%的企業(yè)打印機(jī)不關(guān)機(jī)），一月22~24個(gè)工作日，一年12個(gè)月，每年一臺(tái)打印機(jī)工作狀態(tài)時(shí)間為550小時(shí)左右，休眠或待機(jī)時(shí)間為1550小時(shí)，其余時(shí)間處于關(guān)機(jī)狀態(tài)。以商業(yè)用電1元/千瓦來(lái)計(jì)算，噴墨打印機(jī)一年的工作電費(fèi)不到100元，激光打印機(jī)一年工作電費(fèi)大概也是200元左右。
照這樣的計(jì)算，打印機(jī)的確用電不多。但是對(duì)于一臺(tái)數(shù)碼復(fù)合機(jī)來(lái)說(shuō)就遠(yuǎn)不止這個(gè)數(shù)目，按照以上的計(jì)算方法，一臺(tái)數(shù)碼復(fù)合機(jī)一年的電費(fèi)大約為1000元，一個(gè)月的電費(fèi)是83元。我們也不能少看一年才1000元的電費(fèi)。小數(shù)怕長(zhǎng)計(jì)，時(shí)間一長(zhǎng)，成本就很容易計(jì)算出來(lái)。以5年時(shí)間來(lái)計(jì)，一個(gè)數(shù)碼復(fù)合機(jī)就需要交5000元電費(fèi)，這樣的費(fèi)用就足可以重新購(gòu)買(mǎi)一臺(tái)新機(jī)。而且企業(yè)里不僅只有一臺(tái)辦公產(chǎn)品，如果將幾臺(tái)辦公產(chǎn)品5年的電費(fèi)加起來(lái)，那也是一個(gè)相當(dāng)大的數(shù)目。再?gòu)墓?jié)能環(huán)保的角度來(lái)看，中國(guó)在登記的企業(yè)超過(guò)5000萬(wàn)家，如果一家僅用一臺(tái)辦公設(shè)備，那一年的能源消耗就是一個(gè)龐大的數(shù)據(jù)。
然而，辦公設(shè)備中耗電成本只是辦公設(shè)備成本中很小的一部分，耗電成本占辦公設(shè)備總成本不到5%，根據(jù)仁通科技在其辦公外包服務(wù)中的研究數(shù)據(jù)：企業(yè)在使用辦公外包服務(wù)以后，其中辦公設(shè)備以及耗材的成本可以降低17%—30%，在一個(gè)40—60人的中小型企業(yè)中，可平均節(jié)約1.37個(gè)人力資源成本，辦公效率可以提高20%以上。可見(jiàn)，辦公外包（尤其辦公設(shè)備外包）的經(jīng)濟(jì)效益非常巨大，這對(duì)于一個(gè)企業(yè)來(lái)講，是一組龐大和令人深思的的數(shù)字。